Cómo regularizar correctamente las retenciones de IRPF en el último trimestre del año

El último trimestre del año trae consigo una regla especial en la regularización de las retenciones de IRPF. Aunque durante el resto del año existe cierta flexibilidad, de octubre a diciembre todo cambia. Esta circular resume qué debe revisar la empresa.

Con el cierre del ejercicio fiscal se acumulan tareas, cálculos y revisiones, y entre ellas aparece una obligación que a menudo pasa desapercibida: la regularización de las retenciones de IRPF. Aunque se trata de un procedimiento rutinario, su aplicación cambia en los meses finales del año, y conviene recordarlo para evitar errores que puedan derivar en requerimientos o discrepancias con la AEAT.

A continuación le explicamos, de forma ordenada y práctica, qué debe revisar la empresa y qué reglas aplican en el último trimestre.

1. Cómo se calcula inicialmente la retención del trabajador

El tipo de retención no se decide "una vez y ya está". La empresa debe calcularlo en dos momentos esenciales:

1. Cuando el trabajador se incorpora
2. Al inicio de cada año.

Este cálculo parte de dos elementos:

• Las retribuciones previsibles, y
• Las circunstancias personales y familiares del empleado (modelo 145).

Retribuciones previstas: cómo estimarlas correctamente

El cálculo exige cierta prudencia y sentido común:

• Si no se prevé un cambio relevante, se toman como referencia las variables del año anterior (comisiones, bonus, horas extras…).
• Si hay información objetiva que demuestra que el variable será distinto, debe ajustarse la previsión.

Algunos ejemplos ayudan:

• Si un comercial ha firmado un cliente clave y eso implica más comisiones, el cálculo debe adaptarse.
• Si un bonus pagado en 2024 responde a un proyecto puntual no repetible, no debe arrastrarse al nuevo año.

Atención. Un error frecuente es utilizar las variables del año anterior sin valorar si realmente se repetirán. Esto puede generar tipos incorrectos y posteriores regularizaciones forzosas.

2. Importancia del modelo 145 y efectos de su ausencia o error

El empleado debe comunicar sus circunstancias mediante el modelo 145. Si no lo entrega, la empresa debe aplicarle el tipo como si fuese soltero y sin cargas.

Si el modelo contiene datos falsos o incompletos para reducir la retención, Hacienda no sanciona a la empresa, sino al trabajador.

• Atención. Guarda siempre los modelos 145 entregados por los empleados; son la única prueba de que el tipo aplicado era el correcto según la información facilitada.

3. Cambios durante el año: cuándo debe regularizar la empresa

En la práctica, las circunstancias cambian con más frecuencia de lo que parece: nacimientos, aumentos salariales, nuevas fuentes de ingresos del cónyuge, ampliaciones de jornada, reducciones, nuevas retribuciones variables, etc.

Regla general

• Si el cambio depende de la empresa (subida salarial, ascenso, prima, nuevas variables), la regularización debe aplicarse de inmediato, desde el momento en que la variación se produce.
• Si el cambio afecta a la situación personal del trabajador, la retención se ajusta desde que presenta el modelo 145 (siempre que lo haga al menos 5 días antes de preparar nóminas).

Obligación de comunicar – y cuándo no existe tal obligación

Si el cambio reduce la retención (por ejemplo, nacimiento de un hijo), el trabajador no tiene obligación de comunicarlo.

Si el cambio incrementa la retención (el cónyuge empieza a trabajar, un ascendiente deja de cumplir los requisitos, etc.), entonces sí está obligado a informar a la empresa.

• Atención. Si la empresa conoce un dato que incrementa la retención y no lo aplica, la responsabilidad pasa a ser compartida: Hacienda considerará incorrecta la retención y podrá reclamar diferencias.

4. Regularización trimestral o mensual: la regla especial del último trimestre

Aquí está el punto donde más errores se producen. La norma permite cierta flexibilidad solo durante los primeros nueve meses del año:

• Cambios entre enero y septiembre → la empresa puede regularizar trimestralmente en abril, julio y octubre.

Ejemplo: un empleado presenta un nuevo modelo 145 en agosto; la empresa puede esperar y aplicar el nuevo tipo a partir de la nómina de octubre.

Pero en el último trimestre la regla cambia completamente:

De octubre a diciembre, la regularización debe ser mensual.

• No es opcional.
• No se puede esperar al cierre del trimestre.
• Cada variación comunicada debe reflejarse en la nómina inmediata siguiente.

Atención. En octubre, noviembre y diciembre, cualquier retraso en aplicar el nuevo tipo se considera incumplimiento. Es el período más vigilado por la AEAT en materia de retenciones.

5. Por qué esta regularización es esencial para la empresa

Aplicar correctamente las regularizaciones evita:

• Diferencias entre lo retenido y lo que Hacienda espera,
• Reclamaciones posteriores al trabajador,
• Ajustes complicados en el Modelo 190,
• Responsabilidades accesorias para la empresa.

Además, una correcta regularización facilita que el trabajador no se encuentre con sorpresas en su declaración de la renta.

Cualquier retención mal calculada puede convertirse en un coste reputacional y administrativo para la empresa, aunque no exista sanción directa.

La regularización de retenciones no es solo una obligación mecánica. Afecta a la imagen de la empresa, a la planificación fiscal de los empleados y a la concordancia de los datos que recibe Hacienda. El último trimestre exige especial atención: de octubre a diciembre no hay margen, la regularización es mensual y automática.

Pueden ponerse en contacto con nuestra asesoría especializada para pymes y autónomos en Osuna (Sevilla) para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Asesoría Bermúdez y Caro

Osuna (Sevilla)